Efficiënter vergaderen ? Liever niet!

Vergaderingen.

Zucht.

Ik kan het weten, want ik ben slechthorend. Weet je wat een energie het kost om alles en iedereen te volgen? Weet je wat het rendement is?

Nee, nog minder.

Ik kan het zwart op wit bewijzen, want soms heb ik een schrijftolk bij me.

DSCN3784

Dat is iemand die met en speciaal toetsenbord op spreeksnelheid kan typen. Alles. Ook de eeh’s, en de telefoon die af gaat krijg ik mee.

Ik maakte ooit de fout om te roepen dat ik de notulen wel wilde maken. Omdat ik toch de tolktekst had. Je hebt geen idee hoe veel schermen ik door moest scrollen om weer een heel klein stukje te vinden dat de moeite waard was om te notuleren.

De rest was vulsel. Van koffiepraat tot dikdoenerij. De notulen waren uiteindelijk nog geen half A4tje.

Is dit een pleidooi om het zakelijker aan te pakken? Vergaderen efficiënter maken?

Nee, juist andersom.

Regel dat zakelijke maar via de mail, of met een ander systeem. Dat halve A4tje met afspraken en knopen die doorgehakt moeten worden, daar ga je die kostbare tijd die je met elkaar vrij maakt niet aan weg gooien?

Die tijd kun je ook gebruiken om elkaar echt te ontmoeten. Te luisteren naar elkaars verhalen.

Verhalen ja.

Geen argumenten, informatie, tegenargumenten.

Verhalen.

Achter elk argument zit namelijk een ander argument verstopt, en nog één en nog één. En helemaal aan het einde van de rij argumenten zit een waarom.

Die waarom is altijd persoonlijk.

Die waarom bepaalt straks ook het succes van de te nemen besluiten.

Die waarom blijft verstopt als je traditioneel vergadert.

Hoe krijg je die waarom wél boven tafel?

Door verhalen te delen. Een verhaal bevat geen argument. Daarom roept een verhaal geen “maar!’ op. Een verhaal roept een ander verhaal op. Dat er ook mag zijn.

Kun je je voorstellen hoe snel je straks die afspraken en beslissingen maakt, als je je vergaderingen hiervoor gebruikt?

Ik keek gisteravond de documentaire “Een school voor mijn dochter”. Daar zag ik een ouderavond, waar het zelfde gebeurde.

“Probeer open vragen te stellen zonder waardeoordeel”, begon de gespreksleider. Kansloos, natuurlijk. Niet lang daarna schoot de school in de verdedigingsmodus, tegenover de ouders.

Hoe het wel kan?

Dat ga ik laten zien in mijn nieuwsbrief. Schrijf je in, dan gaan we samen die ouderavond eens beter bekijken.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.